Voraussetzungen
Du brauchst die Desktopanwendung, Zugang zum betreffenden Konto und ein Ziel mit freiem Platz. Microsoft beschreibt für das klassische Outlook, dass bei aktiviertem Cache-Modus nur die lokal gehaltenen Elemente exportiert werden; prüfe deshalb den Synchronisierungszeitraum. Eine PST enthält nicht alle Einstellungen, etwa Regeln und Ordneransichten.
Klassisches Outlook
Microsoft nennt den Weg Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren → In Datei exportieren → Outlook-Datendatei (.pst). Wähle das richtige Konto und aktiviere Unterordner. Menünamen können je nach Sprache und Version leicht abweichen. Speichere die PST außerhalb eines automatisch synchronisierten OneDrive-Ordners.
Neues Outlook
Microsoft dokumentiert den Export unter Einstellungen → Dateien → Exportieren. Der Funktionsumfang für PST ändert sich; laut Microsoft ist der Import einer PST in ein Postfach im neuen Outlook derzeit nicht unterstützt. Plane einen möglichen Restore deshalb mit der klassischen Desktopversion und prüfe die aktuelle Microsoft-Anleitung vorab.
Prüfen und zurückholen
Öffne die fertige PST testweise in einer geeigneten Outlook-Version. Vergleiche alte und neue Nachrichten, Ordner und Anhänge. Für die Wiederherstellung importiere zunächst in ein Testprofil oder einen Testordner. Bewahre die Exportdatei auf einem zweiten Medium auf.
Risiko: Ein sichtbares Postfach kann mehr Nachrichten auf dem Server enthalten als lokal im Cache. Der Export ist erst nach Stichproben und Importprobe als brauchbare Sicherung einzustufen.
Quellen und Stand
Herstellerfunktionen können sich ändern. Prüfe Menüpfade vor einem wichtigen Export erneut.